Hoe maak ik een Omgevingsanalyse?

Een van de essenties van deze methode is werken van buiten naar binnen en niet omgekeerd. Dat loopt samen met een andere essentie: werken van het algemene naar het bijzondere en niet omgekeerd. In de module van de Omgevingsanalyse is het team op zoek naar die mensen – sleutelfiguren – die met gezag uitspraken kunnen doen over het onderwerp van het project. Fout is om dan meteen namen op te schrijven. Dan zal je gegarandeerd een paar belangrijke over het hoofd zien. Je moet beginnen met functionele invalshoeken, dan sub-functionele invalshoeken, dan organisaties daarbinnen en dan pas namen van sleutelfiguren zien te vinden.

Een goed uitgevoerde Omgevingsanalyse levert soms honderden sleutelfiguren op. De neiging bestaat dan om er een aantal te schrappen. In beginsel is dat fout. De energie van het team zal zich eerder moeten richten op het logistieke pad: hoe kun je bijvoorbeeld 200 sleutelfiguren binnen 2 weken – elk individueel – spreken? Dat is op te lossen door enkele tientallen interviewers uit de eigen gelederen te rekruteren, te briefen en op pad te sturen. Dat is sturen op het proces.

We maakten een keer mee dat op een lijst vier leden van de Tweede Kamer stonden. De betrokken directeur-generaal wilde die schrappen op grond van de argumentatie: ‘Als die parlementariërs worden geconsulteerd dan krijgt de minister daar in de Kamer moeilijkheden mee.’ De projectleider hield voet bij stuk door vast te houden aan het adagium: als anderen vinden dat die vier erop moeten staan haal ik ze er niet af. De woordenstrijd tussen directeur-generaal en projectleider hield pas op toen de projectleider zei: ‘Waarom vragen we het niet gewoon aan de minister zelf?’ Zo gezegd, zo gedaan. De minister zei: ‘Staan laten die lui, ik ben zeer benieuwd naar wat ze buiten de Kamer te vertellen hebben.’

De steeds terugkerende anekdote is de volgende. Als je de lijst in wording aan de opdrachtgever voorlegt met het verzoek of er nog aanvullingen/verbeteringen mogelijk zijn, dan is de primaire reactie ‘De lijst is veel te lang’. Als je dan uitlegt dat die niet te lang is en het verzoek om verbetering herhaalt, weet de opdrachtgever er altijd nog wel een paar sleutelfiguren aan toe te voegen.