Hoe maak je een Bloemlezing: een aantal aandachtspunten

Het maken van een Bloemlezing is een arbeidsintensieve klus. We bespreken hier een aantal punten waar je rekening mee moet houden:

Letterlijk overnemen vanuit de gespreksverslagen
Hoe ga je van individuele analyse naar teamanalyse?
Er is geen structurering vooraf
Hoe organiseer je de terugkoppeling?

Letterlijk overnemen vanuit de gespreksverslagen

Uitgangspunt is dat je alles wat er staat opgeschreven in de gespreksverslagen ook een plek krijgt in de Bloemlezing. Het kan natuurlijk niet zo zijn dat het projectteam willekeurig gaat schrappen of dat het team wijzigingen in de aangeleverde citaten gaat aanbrengen. Spellingsfouten worden er natuurlijk wel uitgehaald. Kromme zinnen worden een beetje rechtgezet zonder de betekenis te veranderen. De letterlijke citaten zorgen ervoor dat de herkenbaarheid erg groot is en dat sleutelfiguren hun eigen citaten in de Bloemlezing kunnen terugvinden. Dat is dan ook meteen de kracht van dit procesdocument. En daarmee een onmisbare en onmiskenbare bijdrage aan het verwerven van draagvlak bij de samenleving die vanaf het begin bij dit proces is betrokken.

Van individuele analyse naar teamanalyse

Aan het eind van de Consultatieronde krijgt elk lid van het projectteam een kopie van de hele stapel interviews mee naar huis met het verzoek om een week niet naar kantoor te komen en alleen maar dag in dag uit bezig te zijn met het lezen en analyseren van die interviews. Dat wil zeggen: verslag na verslag lezen en de volgende vragen beantwoorden: ‘Waar gaat het hier kennelijk om? Wat zijn de rode draden? Welke structuur zie ik langzaam verschijnen? Welke boodschap(pen) komen tot ons?’, ‘Wat zie ik?’, ‘Wat voel ik?’, ‘Wat proef ik?’ Dat is een individuele, inhoudelijke analyse, te maken door elk teamlid, eventueel aangevuld met enkele steunpilaren vanuit diverse betrokken organisaties.

Na een week studeren komen de teamleden bij elkaar en delen ze de antwoorden op de genoemde vragen met elkaar. Teamleden zullen vast en zeker vergelijkbare antwoorden hebben, maar er zullen ook verschillen zijn, omdat iedereen er net weer anders tegen aankijkt of zaken anders interpreteert. Vanuit deze discussie heeft het team de opdracht om te komen tot een voorlopige structuur, zeg maar een eerste inhoudsopgave van de Bloemlezing.

Er is geen structurering vooraf

Geen structurering vooraf wil zeggen: er wordt van te voren niet gezegd: 'Let vooral hierop of daarop, of Jan, kijk jij nu eens naar dat en dat soort opmerkingen in interviews en Piet, zoek jij vooral eens naar de inbreng van de burgemeesters.' Geen inperking, specificering, of prioritering vooraf. De structuur zit in het materiaal zelf en mag er niet van tevoren op worden gelegd. Laat die structuur uit het materiaal zelf komen.Elke teamlid gaat naar huis met dezelfde opdracht: 'Als jij over een week terug komt en de Minister/Gedeputeerde/Burgemeester/Wethouder of Voorzitter actiegroep X vraagt 'Vertel me eens in vijf minuten wat die driehonderd sleutelfiguren allemaal gezegd hebben', dan moet je tegen die opdrachtgever zeggen 'Ga rustig even zitten en dan zal ik u in vijf minuten vertellen wat er volgens mij in die interviews staat.' Elk teamlid leest op zijn eigen manier, ziet zijn eigen zaken die hij belangrijk vindt in die interviews, maakt zijn eigen aantekeningen en legt zijn eigen verbanden, ziet zaken die een ander niet ziet.

Na een week komt het team bijeen en dan moet een ieder antwoord geven op de vraag: 'Waar gaat het volgens jou over in die interviews, wat is de essentie volgens jouw persoonlijke interpretatie?' Op die manier loopt de individuele analyse over in een inhoudelijke teamanalyse die een of hoogstens twee dagen zal duren. In het antwoord op die laatste vragen, en in het debat daarover in het team, komt dan ook vanzelf een architectuur, een soort inhoudsopgave voor de te maken Bloemlezing boven drijven, omdat iedereen op onderdelen hetzelfde scoort en op onderdelen eigen nuances aandraagt. De hoofdthema’s, de belangrijkste denkrichtingen zoals verwoord in de totale stapel interviews worden vanzelf zichtbaar en krijgen inhoud door een eerste en voorlopige inhoudsopgave met hoofdstukken en paragrafen te maken.

Knippen en plakken

Daarna begint het grote knippen en plakken. Het team, liefst bijgestaan door personen van geallieerde partijen, werkt zich door elk interview heen om zin na zin, citaat na citaat, te beoordelen op de juiste plek in de voorlopige inhoudsopgave en dat citaat te voorzien van een nummer dat tot een van de onderdelen van die inhoudsopgave behoort. Terwijl het team met deze zeer arbeidsintensieve maar ook bijzonder leerzame exercitie bezig is, werkt iemand op de computer voortdurend aan het bijwerken van de Bloemlezing in wording door de genummerde citaten uit de interviews te knippen en op de desbetreffende plek in de inhoud te plakken. Er is software om dat knip- en plakwerk te automatiseren, maar die is niet van voldoende kwaliteit om het 'mensenwerk' te evenaren. Overigens zit daar niet het probleem bij het ontwerpen van de Bloemlezing. De kwaliteit van zo’n boek staat of valt met de volgende aspecten:

maakt elk teamlid in een studie van enkele dagen wel of niet een eigen gedegen analyse van de interviews?

besteedt men een of twee dagen aan het ineenvlechten van de individuele analyse in een gedragen teamanalyse, zichtbaar gemaakt in een voorlopige inhoudsopgave van de bloemlezing?

durft men het daarna aan om samen, enkele dagen uur na uur, elk interview zin na zin door te lezen en van nummers te voorzien?

zo ja, dan komt er – met name door het debat over de juiste locatie van elke citaat - na een paar weken hard werken een knappe bloemlezing op tafel.

Tijdens het beoordelen van de vraag waar een bepaald citaat in de inhoud van de Bloemlezing thuis hoort, maakt men altijd fouten. Geen probleem. Zodra de Bloemlezing in wording een betekenisvolle massa heeft bereikt zie je vanzelf welk citaat toch op een verkeerde plek terecht is gekomen, en dat er elders in de Bloemlezing een veel betere plek voor is. Ook dit onderdeel van het proces van circulaire beleidsvorming, net als het hele proces zelf, verloopt via het principe van divergeren en convergeren (zie les 3.1.3). Eerst massa maken via een goede analyse, en dan blijkt die massa gecondenseerd te kunnen worden tot een geheel nieuw product.

De Bloemlezing geeft de betrokken gezagsdragers een helder beeld van de manier waarop de sleutelfiguren de problematiek percipiëren, en wat daaraan volgens hen gedaan zou moeten worden: een Bloemlezing toont de agenda van de betrokken relevante samenleving. Zij is de menselijke maat.

Hier speelt een belangrijke psychologische factor een rol. Net zoals een alcoholist of een verstokte roker pas erkent dat hij in actie moet komen als hij zelf ervaart dat hij met een probleem zit, zo fungeert een Bloemlezing ook als een instrument om het bevoegd gezag te doen verinnerlijken dat het een probleem heeft, en dat het nodig is om te gaan veranderen.

Essentieel zijn de volgende zaken

Letterlijk overnemen

Neem de citaten letterlijk over behalve als de context vereist iets te wijzigen of aan te vullen

Om maximaal draagvlak te verwerven moeten de citaten letterlijk uit de verslagen komen. Als de Bloemlezing wordt toegestuurd aan de sleutelfiguren zien ze in een oogopslag hun eigen inbreng. Ze worden serieus genomen. Wat ze hebben gezegd staat erin zoals zij het hebben gezegd of bedoeld. Er wordt naar hen geluisterd. Daar begint al: ze hebben gelijk, dus we geven hen ook gelijk. Dat creëert draagvlak.

De overlap en herhalingen

neem de overlap en herhaling mee behalve als het echt niets toevoegt; maak nimmer de fout om de bloemlezing zo beknopt mogelijk te laten willen laten zijn: uitdijen, massa maken, volume laten zien is van het hoogste belang om boven de materie uit te kunnen stijgen;

Het bijzondere belang van het laten zien van de overlap van gelijksoortige citaten zit niet alleen in het frapper toujours, maar vooral in de herkenning bij de sleutelfiguren dat hun eigen uitspraak gedekt wordt door een groot aantal verwante citaten van andere sleutelfiguren. Ze zien dat ze niet de enigen zijn die zo denken. Ze zien ook dat er andere opvattingen bestaan. Daar, vanuit het ervaren dat men zelf in elk geval serieus wordt genomen, begint het besef dat anderen misschien toch ook niet op hun achterhoofd zijn gevallen. We maken vaak mee dat mensen die een proces van circulaire beleidsvorming ingaan met een specifieke opvatting, na een omloop van een of twee jaar nadrukkelijke betrokkenheid, tot het inzicht komen dat er een andere, betere opvatting bestaat. Een proces dat als relatieve dissensus is ingezet, eindigt vaak voor een aantal personen in relatieve consensus. Markant speelde dat bij de houding van de voormalige minister van Verkeer en Waterstaat, mevrouw Kroes. Die ging het proces van het ontwerpen van het Tweede Structuurschema Verkeer en Vervoer (1987-1989) in als pleitbezorgster voor (auto)mobiliteit, maar begon gaandeweg leiding te geven aan het vinden van de integratie tussen mobiliteit, economische ontwikkeling en een duurzaam milieu. Toen de VVD-fractie haar verzocht om haar milieustandpunt op te geven weigerde ze dat. Dat leidde tot de val van het tweede Kabinet Lubbers.

Het ging om (de afschaffing van) het reiskostenforfait. Ze wenste het geld dat daarmee gemoeid was niet op te geven, omdat het nodig was voor het halen van de milieudoelen van het SVV-II en het NMP. Haar houding mag ook worden gezien als de best denkbare voorbeeldfunctie voor haar medewerkers. Tijdens het conflict met de VVD-fractie zei ze eens: 'Als er wordt geschoten ga ik niet bukken, anders worden mijn mensen geraakt.'

Uitspraken die niet bevallen

uitspraken die niet bevallen mogen in geen geval genegeerd worden;

Er mag geen censuur plaats vinden. De interviewer, die de antwoorden op de vragen opschrijft, zit als eerste in de positie om weg te laten wat volgens hem niet mag worden opgeschreven. Ofwel omdat het te grof is, ofwel omdat het feitelijk onjuist is, ofwel omdat hij het er niet mee eens is. Dit moet tijdens de briefing goed worden besproken: 'Schrijf op wat die sleutelfiguur zegt, ga niet in discussie, honoreer de inbreng van betrokkene door hem of haar alle eer te geven die deze toekomt en verwerk het in een goed verslag. Als de geraadpleegde beweert dat Kerstmis dit jaar op 29 december valt dan weten wij als team wel dat dit niet klopt, maar dat willen we zichtbaar maken in de Bloemlezing, omdat dan blijkt dat we sommige mensen nog heel wat hebben uit te leggen.'

Hetzelfde geldt voor vuil dat door sleutelfiguren tijdens een interview over de betrokken overheidsorganisatie wordt uitgestort. Sommigen vinden dat niets en niemand deugt. Wat doe je dan als interviewer: gewoon opschrijven. Een markant voorbeeld is het volgende. Tijdens een project dat met deze methode werd gedaan had een bekende Nederlander, tevens ex-minister, opgemerkt dat de minister die verantwoordelijk was voor dit project - dat overigens was afgedwongen door de Tweede Kamer: “X is een laffe hond”. De interviewer had dit letterlijk in zijn verslag opgeschreven, het team had deze zin letterlijk in de Bloemlezing geplaatst in de paragraaf waar meer kritische opmerkingen stonden over de betreffende minister, de projectleider gaf deze minister de Bloemlezing in gezelschap van de Secretaris-Generaal en enkele Directeuren-Generaal, de minister sloeg de Bloemlezing toevallig open op de plek waar die zin over hem stond, las die hardop voor, was een aantal seconden stil terwijl iedereen de adem inhield, en zei toen: “Daar herken ik me niet in”. Klaar.

Niet herleidbaar op de persoon

de bloemlezing dient zodanig in elkaar te zitten dat citaten niet herleidbaar zijn op de persoon;

stop in een bijlage de namen en functies van de geraadpleegde personen, tenzij dat gevaarlijk zou kunnen zijn voor de betrokkenen. Dat laatste speelt bijvoorbeeld als het een project is in de sfeer van veiligheid, politie, criminaliteit. De geraadpleegde sleutelfiguren moet je dan soms uit de wind houden.

Sleutelfiguren moeten zich in vrijheid kunnen uiten zonder bang te hoeven zijn dat hun uitspraken in de bloemlezing op hun persoon herleidbaar zijn. Dat wordt hen dan ook van tevoren verteld. Wel komen ze met naam en toenaam in een bijlage van de bloemlezing te staan zodat de lezer van die bloemlezing weet uit welke populatie al die citaten afkomstig zijn. Een enkele keer wordt die bijlage achterwege gelaten, of worden alleen de namen van de deelnemende organisaties genoemd (niet de namen van de sleutelfiguren) als het een onderwerp betreft waarbij veiligheidsrisico’s spelen. Bijvoorbeeld in de politiële sfeer.

De materie is bepalend

maak pas samenvattingen van onderdelen als je het gevoel hebt boven de materie uit te zijn gestegen;

durf daarom tijdens de productie van de bloemlezing de eerste opzet/structuur te wijzigen en te verbeteren: laat je daarbij boven alles leiden door het materiaal en niet door de eigen mening;

Meetings organiseren

Tijdens het wordingsproces van de Bloemlezing kan het van belang zijn alvast interne en externe meetings te organiseren. Interne meetings kunnen een goede functie hebben als de organisatie moeite heeft om de traditionele werkaanpak van kennissturing te verruilen voor die van processturing. Met elkaar praten over voorlopige versies van de bloemlezing kan een grote hoeveelheid onrust uit de lucht nemen. Mensen die via kennissturing hun vak uitoefenen zoeken voortdurend duidelijkheid en zekerheid. Zij komen met vragen als: 'Wie zegt dat, is dat wel waar wat er gezegd wordt, hoe relevant lijken al die meningen, is dit nou echt nieuw, gelden de meeste stemmen, waarom zo negatief, er gaat toch ook veel goed, waar blijven de oplossingen, wat is dan in vredesnaam de ambitie, kan dat allemaal wel et cetera?' Het team moet in dit stadium topkwaliteit leveren om al die vragen charmant en overtuigend te beantwoorden, en op die manier de interne organisatie in een belangrijke nieuwe wending van de cultuuromslag meenemen in de fase tussen Bloemlezing en Probleem- en oorzakenanalyse.

Een derivaat van de Bloemlezing kan zijn een samenvatting van hoofdstukken en paragrafen, een stuk dat met name voor topambtenaren en bestuurders een leesbaar document kan zijn. Maar pas op: die samenvatting mag nooit te vroeg op tafel liggen want het is een onmisbaar element in het verwerven van het interne draagvlak dat iedereen die erbij betrokken is zelf door die Bloemlezing wordt heengetrokken. Iedereen moet zelf erdoorheen gebladerd hebben, zich gelaafd of geërgerd hebben aan citaten, zich de vraag stellend: 'Wat moet ik hier in vredesnaam mee?', tastend en zoekend een niveau van verinnerlijking bereikend.

Tijdens interne en externe meetings over de Bloemlezing in wording moet daarom steeds de vraag worden gesteld: 'Wat is volgens u de essentie van de signalen die uit deze bloemlezing naar voren komt, en wat is het ambitieniveau dat een goed antwoord op die signalen zou kunnen zijn?'

Terugkoppeling naar sleutelfiguren

De definitieve bloemlezing wordt in ieder geval naar de interviewers en geconsulteerden toegezonden. Dat blijkt in de praktijk een bijzondere invloed te hebben op beide groepen: men ziet namelijk dat nagenoeg al het interviewmateriaal is verwerkt en voelt zich dus serieus genomen. Het magnifieke van een Bloemlezing is dat zij ook ruimte biedt om geheel tegengestelde meningen op te nemen: het invullen van de relatieve dissensus (zie les 3.7.1). Zij die diametraal tegenover elkaar staan zien dat niet een van de twee visies is weggelaten maar dat ze beide in een bepaald verband plaats hebben gekregen in de bloemlezing.

Intern versterkt het terugkoppelen van de Bloemlezing naar de interviewers het draagvlak want zij zien resultaat van hun soms moeilijke arbeid; ook draagvlak in de meer besluitvormende regionen van de interne organisatie omdat men ziet wat voor een geweldige nieuwe informatie is binnengedragen.

We weten uit ervaring dat de Bloemlezing altijd veel losmaakt bij mensen. We organiseren dan ook meetings waarin belangstellenden met elkaar van gedachten kunnen wisselen. De uitkomst van de meetings is weer nieuwe input voor het vervolg van het proces.

Vanwege het bijzondere karakter van de Bloemlezing zal die ook linksom of rechtsom bij de pers terechtkomen. Zij is voor journalisten een buitengewoon interessant document, je kunt er vele artikelen aan spenderen. Hier ligt het gevaar op de loer dat een journalist er met de krenten uit de pap (lees: met de kritische citaten) aan de haal gaat en geen idee heeft van de betekenis van dit procesdocument. We kiezen er daarom ook voor om de Bloemlezing actief aan de pers te presenteren door middel van een persconferentie.

Het is trouwens niet verkeerd om de pers al van meet af aan bij het proces te betrekken, zodat ze begrijpt met welk proces je bezig bent, waardoor ze steeds op de hoogte zijn en de resultaten in perspectief kunnen plaatsen.

Procesdocumenten

De procesdocumenten in deze fase zijn: individuele analyses van teamleden, een eerste architectuur van de teamanalyse, en uiteindelijk de Bloemlezing zelf: een sfeerbeeld van alle uithoeken en nuances van de problematiek middels een gesystematiseerde weergave van letterlijke citaten uit de interviews.

De Bloemlezing zelf kan al gauw honderden pagina’s dik zijn en een grote hoeveelheid meningen, gevoelens en nuances over de problematiek bevatten, uitgesproken door een groot aantal gezaghebbende sleutelfiguren. Om zo’n document kan niemand meer heen. Met de Bloemlezing leggen we een stevig fundament onder de rest van het proces. Voor bestuurders die de maatschappelijke betekenis van zo’n Bloemlezing begrijpen is zo’n document een geschenk uit de hemel om mee te werken aan Samenlevingsbeleid.

Les 3.7 Hoe maak ik een Bloemlezing?

Module 1 Wat is de basis voor beleidssucces?

Lessen Module 1

Test Module 1

Opdrachten Module 1

Module 2 De architecturen op een rij

Lessen Module 2

Test Module 2

Opdrachten Module 2

Module 3 Circulair Beleid Maken

Lessen Module 3

Test Module 3

Module 4 Superlessen