Archive Monthly Archives: februari 2019

Blog 15 – Het Grote Fouten Boek – Afrekenen op het resultaat

Vorige week heb ik mooie verhalen ontvangen over de Grote Fout van het scheiden van beleid en uitvoering. Ik zal deze binnenkort publiceren als ik daar toestemming voor krijg.

Welke fout uit het Grote Fouten Boek wordt er gemaakt?
Zoals eerder aangekondigd is de volgende Grote Fout die van ‘het afrekenen op het resultaat’.

Dit is een van de grote fouten die managers en politici maken: beleidsmakers dwingen om een bepaald resultaat te laten zien. Meestal is dat een of ander document dat op een bepaald tijdstip gereed moet zijn. Dat hoeft op zichzelf niet verkeerd te zijn, maar wel als het gaat om het organiseren van een beleidsproces van buiten naar binnen en van onderop; wanneer substantiële veranderingen in de samenleving worden beoogd.

Waarom is het fout? 
Bij het organiseren van zo’n proces telt maar een ding en dat is het op een kwalitatief hoogstaande manier sturen op het proces. En dus niet sturen op het doel. Hoe het resultaat er dan uitziet? Geen idee. Laat staan dat er iemand op kan of mag worden afgerekend. 

Deze uitspraak van mijn collega Leo Klinkers wil ik je niet onthouden: ‘Afrekenen doe je in de winkel of in het criminele circuit, maar niet binnen het openbaar bestuur’. 

Welke ernstige consequenties heeft deze fout? 
Het is helder dat afrekenen op het resultaat geen al te beste manier is om een optimale werkomgeving te creëren, waarin ambtenaren het beste uit zichzelf halen.

De prestatie die ze leveren ligt dan ver beneden het niveau dat ze zouden kunnen halen. Met andere woorden het product dat ze afleveren leidt niet of onvoldoende tot wenselijke maatschappelijke resultaten.

Er is geen ruimte om je alleen maar druk te maken over de vraag: hoe organiseer ik toegevoegde waarde? Want er hijgt steeds iemand in je nek.

Wat kun je doen om die fout te vermijden?
Als je begrijpt dat het proces belangrijker is dan het resultaat, dan ben je al een heel eind. 

Als je verder ook nog snapt dat elk proces de tijd nodig heeft, die het nodig heeft, dan ben je weer een stuk verder.

Als je dan ook nog in staat bent om weerstand te bieden aan de druk die de buitenwereld op je uitoefent, dan ben je onverslaanbaar.

Voorbeeld van deze Grote Fout
Ik werd als ambtenaar een keer uitgenodigd om mee te schrijven aan een belangrijk beleidsstuk. Dat beleidsstuk moest binnen een half jaar klaar zijn. Ik heb toen aangegeven dat een volwaardig proces om zo’n stuk te produceren wel een jaar in beslag zou nemen.

Een beleidsnota schrijven binnen een half jaar was alleen mogelijk door het binnen de muren van het gemeentehuis te produceren. Dus zonder input van buiten en daarmee ook zonder enig draagvlak in de samenleving.

Mijn chef sommeerde me om hoe dan ook een beleidsnota binnen een half jaar op te leveren. Dat het van inferieure kwaliteit zou zijn nam hij willens en wetens voor lief.

Ik heb dat geweigerd. Niet lang daarna heb ik – zoals dat deftig heet – de actieve dienst verlaten.

Herkenbaar?
Vind je de Grote Fout van ‘het afrekenen op het resultaat’ herkenbaar? Heb jij ook van zo’n voorbeeld dat je wilt delen? Laat het me weten. 

Wil je het alleen met mij delen? Prima.

Sta je open voor publicatie op de website? Ook mooi, kijk op de website voor de spelregels. 

Ik ben erg benieuwd naar je verhaal.

Peter Hovens
Coöperatie Samenwereld

Wil je elke week een seintje ontvangen als ik een nieuw blog heb gepubliceerd? Schrijf je dan in.

Blog 14 – Het Grote Fouten Boek – Scheiden van Beleid en Uitvoering

Vorige week heb ik aangekondigd dat ik de komende periode een aantal fouten uit het Grote Fouten Boek de revue wil laten passeren. Dat zijn fouten die behoorlijk ernstig zijn en de kwaliteit van het openbaar bestuur ondermijnen.

Hoe kan ik beter de ernst daarvan laten zien dan door deze met concrete voorbeelden in beeld te brengen? Ik zal natuurlijk uit eigen ervaring putten, maar wanneer jij nog aansprekende voorbeelden hebt, dan neem ik die graag in ontvangst.

Ik heb vorige week al acht Grote Fouten genoemd en ik heb er op basis van ontvangen reacties nog vier toegevoegd. Ik noem ze nog een keer.

  • Het scheiden van beleid en uitvoering
  • Het afrekenen op resultaat
  • Het niet leren door de overheid
  • Reorganiseren als probleemoplossing (structuursturing)
  • Jumping to solutions
  • Het aansturen van professionals
  • De juridisering van het bestuur
  • Het scheiden van bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Dit zijn de nieuwe.

  • Niet analyseren van maatschappelijke problemen
  • Geen keuzes durven maken
  • Beleid op beleid stapelen
  • Geen kosten-batenanalyse maken

Deze week begin ik met de eerste grote fout.

Welke fout uit het Grote Fouten Boek wordt er gemaakt?
Een veelgemaakte Grote fout is dat ‘beleid’ en ‘uitvoering’ uit elkaar worden gehaald. 

Waarom is het fout? 
Beleid wordt niet voor de grap gemaakt, maar beoogt verandering in de samenleving tot stand te brengen. Je kent vast wel het gezegde: Inzicht zonder handeling brengt geen verandering.

Wanneer je de mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering niet bij de beleidsontwikkeling betrekt dan:

  • krijgen de inzichten van die uitvoerders geen plek in je beleidsplan, 
  • hetgeen allesbehalve bevorderlijk is voor de kwaliteit van dat plan; 
  • je creëert geen draagvlak bij de uitvoerders om anders te gaan handelen; 
  • de top-down veranderingen zullen in de ogen van de uitvoerders niet adequaat zijn, waardoor
  • zij zoeken naar (il)legale wegen om te handelen zoals hen goeddunkt, en
  • de beoogde verandering komt niet tot stand.

In mijn boek werk ik de bezwaren methodologisch verder uit. 

Welke ernstige consequenties heeft deze fout? 
Wanneer je beleid en uitvoering uit elkaar haalt weet je dat de vraag vanuit de leefwereld niet aansluit bij het aanbod vanuit de systeemwereld. Dat gaat knellen.

  • De verwachtingen worden niet waargemaakt. De politiek doet niet wat zij heeft beloofd.
  • Integendeel, de samenleving wordt geconfronteerd met contraproductieve regels en procedures.
  • Uitvoerders raken gefrustreerd of haken af
  • Juridische procedures zijn onvermijdelijk

Wat kun je doen om die fout te vermijden?
Van meet af aan de uitvoerders betrekken bij je beleidsontwikkeling. Als ik zeg ‘van meet af aan’ dan bedoel ik ook ‘van meet af aan’. Het is niet de bedoeling dat er al een eerste aanzet van nieuw beleid wordt gemaakt, zoals kaders/ startnotities/ stellingen/ randvoorwaarden. En dat de uitvoerders pas daarna er nog iets van mogen vinden.

Als je niet gewend bent om zo te werken dan is dat best moeilijk. Loslaten, durven omgaan met onzekerheid, controlemechanismen aan de kant schuiven. 

Een opleiding volgen om het vak ‘beleid maken’ te leren kan enorm behulpzaam zijn. Het begrijpen van methodologische beginselen van dit vak geeft rust en vertrouwen om van buiten naar binnen te werken.

Voorbeeld van deze Grote Fout
Ik heb bij een gemeente meegemaakt dat een nieuwe horecanota moest worden geschreven. Ik was aanwezig bij een startbijeenkomst waar een ingevlogen adviesbureau een presentatie gaf. Ik heb ter plekke gehakt gemaakt van de aanpak onder andere vanwege het niet betrekken van de mensen uit de horeca bij het vraagstuk. Na afloop heb ik de betreffende ambtenaar geadviseerd om het adviesbureau op straat te knikkeren. Dat was aan dovemans oren gericht. Toen pakweg een jaar later de nieuwe horecanota in de raadsvergadering aan de orde kwam zat de publieke tribune vol met woedende horecaondernemers. Je begrijpt dat er veel ellende is gecreëerd en dat van enige uitvoering niets terecht is gekomen.

Herkenbaar?
Vind je de Grote Fout van het scheiden van beleid en uitvoering herkenbaar? Heb jij ook van zo’n voorbeeld dat je wilt delen? Laat het me weten. 

Wil je het alleen met mij delen? Prima.

Sta je open voor publicatie op de website (www.samenwereld.nl/het-grote-fouten-boek)? Ook prima, maar dan hanteer ik de volgende spelregels. 

  • Je verhaal bevat max. 400 woorden
  • Uiteraard is het een oprecht verhaal, niet onnodig kwetsend voor wie dan ook
  • Zoveel als mogelijk geanonimiseerd
  • Ik zal het verhaal eventueel redigeren
  • We hebben overeenstemming over de definitieve versie
  • Je kiest zelf om al dan niet je naam erbij te vermelden 
  • Zonder jouw finale toestemming geen publicatie

Ik ben reuze benieuwd naar je verhaal.

Peter Hovens
Coöperatie Samenwereld

Wil je elke week een seintje ontvangen als ik een nieuw blog heb gepubliceerd? Schrijf je dan in.

Woedende horeca-ondernemers

Ik heb bij een gemeente meegemaakt dat een nieuwe horecanota moest worden geschreven. Ik was aanwezig bij een startbijeenkomst waar een ingevlogen adviesbureau een presentatie gaf. Ik heb ter plekke gehakt gemaakt van de aanpak onder andere vanwege het niet betrekken van de mensen uit de horeca bij het vraagstuk. Na afloop heb ik de betreffende ambtenaar geadviseerd om het adviesbureau op straat te knikkeren. Dat was aan dovemans oren gericht. Toen pakweg een jaar later de nieuwe horecanota in de raadsvergadering aan de orde kwam zat de publieke tribune vol met woedende horecaondernemers. Je begrijpt dat er veel ellende is gecreëerd en dat van enige uitvoering niets terecht is gekomen.

17 februari 2019

Blog 13 – Het Grote Fouten Boek

Mijn verhaal ging vorige week over de Knowing-Doing Gap en mijn ambities om er deze week een paragraaf in mijn boek over te schrijven. Ik heb een groot aantal reacties ontvangen.

Naar aanleiding van mijn wekelijkse verhalen ontvang ik steeds mooie reacties. Sommige vormen een theoretische uiteenzetting, maar ik krijg ook veel berichten met voorbeelden uit de praktijk. Dat is ontzettend leuk.

Natuurlijk zal ik in mijn boek verfraaien met verhalen uit mijn eigen praktijk. Daar waar zinvol wil ook graag gebruik maken van ervaringen van anderen. Dat doe ik natuurlijk alleen met toestemming.

Ik zal natuurlijk nooit alle waardevolle bijdragen kwijt kunnen in mijn boek.  Tegelijkertijd zou het erg zonde zijn om er niets mee te doen.

Ik kreeg de tip van mijn kompaan Leo om die verhalen op de website te publiceren onder het kopje ‘Grote Fouten Boek’. Want daar gaat het om: Grote Fouten. Dat zijn van die fouten in het proces van beleidsvorming of -uitvoering, die een behoorlijk negatieve impact kunnen hebben. Fundamentele fouten, waarvan je je keer op keer afvraagt ‘leren ze het dan nooit?’

Ik denk zelf aan de volgende typen Grote Fouten:

  • Het scheiden van beleid en uitvoering
  • Het afrekenen op resultaat
  • Reorganiseren als probleemoplossing (structuursturing)
  • Jumping to solutions
  • Het scheiden van bevoegdheden en verantwoordelijkheden
  • Het aansturen van professionals
  • Juridisering van het bestuur
  • Machten- en belangenanalyse

In de komende weken zal ik elk van deze grote fouten successievelijk beschrijven. Wat gaat er fout en waarom is het fout? Welke ernstige consequenties heeft een fout? Wat kun je doen om die fout te vermijden?

Ik zal er telkens een voorbeeld van geven. Daarnaast vraag ik aan anderen om een treffend praktijkvoorbeeld aan te dragen. Ik zal wat spelregels bedenken om er een ordelijk geheel van te maken. Daarover volgende week meer.

Mis je in bovenstaand rijtje nog een type Grote Fout? Laat het me weten.

Peter Hovens
Coöperatie SamenWereld

Wil je elke week een seintje ontvangen als ik een nieuw blog heb gepubliceerd? Schrijf je dan in.

Blog 12 – De Knowing-Doing Gap – ik ben veel wijzer geworden

Mijn verhaal ging vorige week over de Knowing-Doing Gapen mijn ambities om er deze week een paragraaf in mijn boek over te schrijven. Ik heb een groot aantal reacties ontvangen.

Veel van die reacties gingen over onderwerpen die heel wezenlijk zijn en die ik in de praktijk van het ontwikkelen van beleid al toepas. Ik noem er een paar. Neem de uitvoerders vanaf het eerste moment in je beleidsproces mee, zorg voor een goede analyse, wees concreet in je opdrachtformulering, zet vakmensen aan het werk, heb aandacht voor intrinsieke motivatie, organiseer politiek draagvlak, bouw een feedbackmechanisme om bij te kunnen sturen.

Ik heb ook geleerd dat ik aan een aantal zaken wat meer aandacht moet besteden. Ik noem er drie.

  • Neem het vraagstuk van de uitvoering al mee bij de start van het proces van de beleidsvoorbereiding. Ook al weet je op dat moment nog helemaal niets over wat je gaat doen, hoeveel inspanning het gaat kosten en hoeveel financiële middelen ermee gemoeid zijn. Breng vanaf het begin dit aspect onder de aandacht van de opdrachtgever en blijf dit herhalen. 
  • Communiceer tijdens de fase van de beleidsuitvoering voortdurend over de vraag ‘Waarom doen we dit ook alweer’? Met andere woorden, houd de motivatie overeind, met de gewenste maatschappelijke resultaten als ‘beloning’.
  • Beleid gaat over ‘verandering’ en er is niets zo moeilijk als veranderen. Dit houdt nauw verband met het begrip ‘gedrag’. Gedrag wordt volgens het COM-B Model (Noot: Frans wederom bedankt) bepaald door de volgende factoren: Capability, Motivation en Opportunity.

Ik kan er op deze plek niet uitvoerig op ingaan. In mijn boek zal ik dit uitwerken.

Ik heb in ieder geval leren inzien dat het betrekken van de uitvoerders bij het opstellen van beleid op zich niet voldoende is.  Dat is namelijk nog geen garantie dat de voorgenomen acties worden uitgevoerd. Met de intrinsieke motivatie (M) zal het wel goed zitten. Maar beschikken ze ook over de juiste skills (C) nu er wellicht iets anders van hen wordt gevraagd? Welke invloed heeft de (politieke) omgeving (O) op de ruimte die men krijgt om te veranderen?

Iemand noemde een aardig voorbeeld. In het kader van de transities in het sociale domein gaat men uit van de zelfredzaamheid van de burger, de burger die zijn eigen regie voert. Dat vraagt veel van de burger en zijn omgeving. We zien dat kwetsbare burgers niet aan die vraag kunnen voldoen. Maar dat geldt ook voor ambtenaren en professionals die de omslag niet kunnen maken. Daarmee komt het hele beleidsconcept op losse schroeven te staan.

Dus op papier klinkt het mooi, maar als de gevraagde gedragsverandering niet tot stand komt, heb je nog niets. Beleidsmakers moeten zich hiervan bewust zijn. En – over gedragsverandering gesproken – bestuurders mogen hier niet eigenwijs tegen ingaan.

Peter Hovens
Coöperatie SamenWereld

Wil je elke week een seintje ontvangen als ik een nieuw blog heb gepubliceerd? Schrijf je dan in.

Powered by WishList Member - Membership Software